【お知らせ】2023年10月1日にLINE Fukuoka株式会社からLINEヤフーコミュニケーションズ株式会社へ社名を変更しました。2023年9月30日以前の記事には旧社名で記載しています。
新型コロナウイルス感染症の拡大や働き方改革により、国を挙げてのテレワーク推進が行われています。
LINE Fukuokaも2020年から在宅勤務を本格導入し、現在の出社比率は約2〜3割です。
在宅勤務がメインになることで、コロナ禍以前にあったオフィスでの雑談やオフラインの全社イベントなど、部署の垣根なく社内人脈を形成する機会は減少しました。
社内人脈の形成は、視野の広がりや、心理的安全性の醸成、部署間の協業を生み出す効果が期待できます。
在宅勤務でもそうした「社員の出会いの場」をつくろうと、「趣味」「ライフステージ」などの共通項で他部署の社員と交流できる場や、部署間の協業のきっかけとなるようなオンラインの場づくりに挑戦しました。
本記事では、私たちが取り組んだ「『社員の出会いの場』になるオンラインの場づくり」とその裏側などをご紹介いたします！
①部署の壁を超えた雑談空間「オンラインシャッフルランチ」
テレワークでは生まれにくい「社内に新しい知り合いをつくるきっかけ」になることを目指し、オンラインシャッフルランチを企画。（社内では「オフィスのカフェで出会った時のような場にしたい」という意図で「バーチャルカフェ」と呼んでいました）
「UIターン」「キャンプ」「子育て」など毎回テーマを決めて、そのテーマに関心のある社員がお昼休みに集って雑談します。
■オンラインシャッフルランチのコツ
・全社アンケートでテーマ募集し、ニーズに沿ったトークテーマで実施！
▼主なトークテーマ
UIターン／2020年入社組／COO質問会／同世代社員とつながる／パパ・ママ、プレパパ・ママ／キャンプ ほか
・参加人数によって、Zoomのブレイクアウトセッションを活用。発言しやすい規模に調整・運営側も参加し、ファシリテーターとして会話を促す
■定性&定量効果
・11回実施し、のべ168名参加
・86%が「参加をきっかけにした出会いや学びがあった」と回答
・ランチをきっかけに、社内チャットで雑談チャンネルが2つ生まれ、新たなサークル（「子育て部」）が発足
・「以前は社内の誰がパパママなのかもわからなかったので、参加したことで、子育てと仕事に関して相談できる相手に出会えた」といった声が寄せられた
■ランチをきっかけに誕生した、パパママ&プレパパママ社員を繋ぐ「子育て部」
「子育て」をテーマにしたオンラインシャッフルランチに、先輩ママとして参加していたFintech Operation室の貞金さんは、以前から育児に関わる会社の制度や子育てについて周囲から相談を受けていました。
相談事項には、「もっとたくさんの人と子育てについて話したい」「公園やスーパーなどのご近所情報を交換したい」などもあり、子育てについて社員同士が交流できるコミュニティの必要性を感じていたとのこと。
そこで、ランチを契機にサークル「子育て部」を発足。LINEグループや社内ツールを活用し、メンバーが継続的にコミュニケーションを取れる仕組みをつくりました。結果、Iターン就職で周囲に知り合いがいなかった社員が、「子育て部」をきっかけに近所に住んでいる子育て中の社員と連絡を取り合うようになるなど、出会いや交流が生まれています。
②組織の熱量↑や成長を促す「オンライン全社リーダー会」
月に1度開催。会社の方針報告や、各部署のリーダー陣による自組織の方針・取り組みのプレゼンが行われます。他部署の事例を知ることは、自組織の業務改善のヒントや協業機会につながる利点もあり、全社的な成長を促す効果が期待できます。
■オンライン全社リーダー会のコツ
・自組織の方針や取り組みをリーダー自身がプレゼンし、質疑応答・事後アンケートでリーダー同士がコミュニケーションを取る
・アーカイブは全社員へ公開
・一体感を高めるためバーチャル背景を揃える
■全社リーダー会の構成
各室のリーダーによる、自組織の方針や取り組みのプレゼンテーション／質疑応答／管理部門からの情報共有／COOからの総括・方針共有
▲リーダー会で使用したバーチャル背景
■定性&定量効果
・発表方針の理解度 80％以上 ※年間平均
・発表された組織の取り組みに対して「連携をより密にさせてほしい」「自分のチームの事業でも生かしたい。相談できるか？」など、他部署とのコラボレーションを期待できるコメントが寄せられた
③これまで知らなかった社員の人柄／取り組みを知るきっかけに「社員公開インタビュー」
これまで知らなかった社内の取り組みや社員の人柄を知る機会を提供したいと考え、社員をゲストに迎えた公開オンラインインタビューを2021年2月から隔週で開催。
ゲストとして登場する社員は、各組織のリーダーやプロジェクト担当者、社内サークルのメンバーなど様々。
■社員公開インタビューの開催のコツ
・ゲストの人柄が伝わるように、業務内容だけでなく、過去の経歴、プライベートの過ごし方や趣味についても質問
▼主な質問項目
①経歴について・・・入社前の経歴や入社後の業務内容、仕事観
②プライベート・・・趣味、これからチャレンジしたいことなど
・ゲストと参加社員がコミュニケーションを取れるよう、Q&Aの時間や、事後アンケートにゲストへのメッセージ欄を用意
・身近な人しか知り得ないゲストの個性や魅力を視聴者に知ってもらうため、事前に周囲の方へもインタビュー
■定性&定量効果
・2021年8月現在までで、のべ560名参加
・98％が、ゲスト自身や活動に興味を持つきっかけになったと回答
・「仕事面以外でのお話を聞くことができたこともあって、以前よりも距離が近く感じられるようになった気がします（人と人の心理的な距離というのも仕事をスムーズに進めるうえで重要なポイントだと思う）」といったコメントが寄せられた
④社内での雑談に代わる情報発信「期間限定メルマガ」
2020年4月～6月の期間に週1配信。リモートワーク本格導入開始時、オフィスでの雑談に代わるコミュニケーションとして、期間限定で配信しました。
■ 雑談に代わるメルマガ作成のコツ
・社員の近況が分かるQ&A形式のコンテンツがメイン・ためになる/真面目なお知らせ/あたたかい・面白い をバランス良く配置
・同僚と雑談しているような気持ちになれるよう、カジュアルな表現を意識
・配信サポーターを全社より募集し、社員参加型プロジェクトにした
■ メルマガの構成
①最近どう？
社員の最近を知る Q&A コーナー 。
主な質問項目は、「どこで仕事してる?」/「最近笑ったこと」/「最近のお悩み」/「仕事中のリフレッシュ方法」/「お家時間で何してる？」/「おすすめの〇〇」
②今週のプロフェッショナル
コロナ関連の会社の対応方針を共有
③癒しのペット画像
社員のペットの画像を募集して掲載
④健康
会社に常設しているマッサージ師の方が紹介する、在宅勤務にぴったりのストレッチの紹介
■定性&定量効果
・95%が「気分転換に役立った」、70％が「雑談のきっかけ／代わるコミュニケーションとして役立った」と回答
・「他部署の人の過ごし方や業務環境がわかって、とても楽しく読めた」「みんながどういうスタイルで在宅ワークをされているか知ることができて楽しかった」といったコメントが寄せられた
これらの社内コミュニケーション施策は、事後アンケートや対話を通して参加者の声を聞き、次回ブラッシュアップし開催／他施策でニーズに応えられるようフォローしています。
「やって終わり」ではなく、施策が「社員の自発的なコミュニケーションを生むきっかけ」になり、テレワークにおいても部署の垣根を超えた人脈形成やコラボレーションが生まれることを目指しています。
最後に、企画担当者であるMarketing Communication室の酒井さんに社内コミュニケーションの意義について伺いました。
「人生において時間はかけがえのないもの。1日で8時間も費やす会社を好きであることはとても大切なことだと思っています。会社の魅力は『人』です。社内コミュニケーションを通していろんな社内の素敵な人を知ることで、この会社を好きになってもらいたい、そうすれば社員がもっと活き活きと働けると思い、日々取り組んでいます」
リモートワークにおいても社員同士が同期しつづける組織を目指し、これからも様々なコミュニケーション施策に挑戦していきます。
